JN 2/2025 - vzpostavitev sistema registracije delovnega časa in kontrole dostopa s 3-letnim vzdrževanjem

Dodatne informacije o podaljšanju

Naročnik si pridržuje pravico do podaljšanja veljavnosti pogodbe za istovrstne storitve, ki so predmet javnega naročila št. JN 2/2025 (vzdrževanje sistemske strojne opreme, vzdrževanje programske opreme, storitve tehnične pomoči (gre za storitve, opredeljene v točki B. v Excelovi tabeli 2), vključno z vsemi opcijami, ki so opredeljene v točkah C.2., D.2., E.2. in F.2. v Excelovi tabeli 2), in sicer za dodatno 2-letno obdobje, ki začne teči z iztekom veljavnosti pogodbe, ki bo sklenjena na podlagi javnega naročila št. JN 2/2025. Če bo naročnik ocenil, da potrebuje storitve še za nadaljnje 2-letno obdobje, bo z izbranim ponudnikom sklenil aneks k pogodbi na podlagi 1. točke prvega odstavka 95. člena ZJN-3.

Opis možnosti

Javno naročilo vključuje tudi več opcij, in sicer naročilo morebitnih dodatnih funkcionalnosti, ki jih izbrani ponudnik lahko zagotovi vsem uporabnikom svojega sistema (opcija 1 – točka 3.2.1 razpisne dokumentacije, točka C.1. v Excelovi tabeli 2), naročilo dodatnih licenc (opcija 2 – točka 3.2.2 razpisne dokumentacije, točka D.1. v Excelovi tabeli 2), dopolnitve sistema registracije delovnega časa na naročnikovo zahtevo (opcija 3 – točka 3.5 razpisne dokumentacije, točka E.1. v Excelovi tabeli 2) in dodatna dela (opcija 4 – točka 3.9 razpisne dokumentacije, točka F.1. v Excelovi tabeli 2). Naročnik si v času veljavnosti pogodbe, sklenjene na podlagi javnega naročila št. JN 2/2025, pridržuje pravico, da ob nastopu potrebe v okviru posamezne opcije naroči blago in/ali storitve skladno s predvidenimi pogoji in do vrednosti, ki so ali bodo določene za posamezno opcijo. Naročnik si pridržuje pravico do podaljšanja veljavnosti pogodbe za istovrstne storitve, ki so predmet javnega naročila št. JN 2/2025 (vzdrževanje sistemske strojne opreme, vzdrževanje programske opreme, storitve tehnične pomoči (gre za storitve, opredeljene v točki B. v Excelovi tabeli 2), vključno z vsemi opcijami, ki so opredeljene v točkah C.2., D.2., E.2. in F.2. v Excelovi tabeli 2), in sicer za dodatno 2-letno obdobje, ki začne teči z iztekom veljavnosti pogodbe, ki bo sklenjena na podlagi javnega naročila št. JN 2/2025.

Seznam in kratek opis meril za izbor

Referenca, veljaven certifikat za zagotavljanje informacijske varnosti ISO 27001 ali enakovreden, projektni vodja - pogoji iz točke 2.7 razpisne dokumentacije: Referenca, veljaven certifikat za zagotavljanje informacijske varnosti ISO 27001 ali enakovreden, projektni vodja - pogoji iz točke 2.7 razpisne dokumentacije

Dodatne informacije

Naročnik bo zainteresiranim gospodarskim subjektom zagotovil ogled projektne dokumentacije, ki je podlaga za pripravo ponudbe. Ogled projektne dokumentacije je obvezen pogoj za ugotovitev dopustnosti ponudbe. Zainteresirani gospodarski subjekti zaprosijo za ogled projektne dokumentacije v skladu s točko 1.3 razpisne dokumentacije. Projektna dokumentacija ne bo objavljena na portalu javnih naročil zaradi razloga ohranitve varovanja objektov. Gre namreč za podatke, ki se nanašajo na varovanje prostorov, lokacije posamezne informacijsko-komunikacijske in druge opreme ter njihovo medsebojno povezanost. Navedeni podatki predstavljajo občutljivo vsebino o delovanju sistema registracije delovnega časa in kontrole dostopa, njihovo razkritje nepooblaščenim osebam pa bi po naročnikovi oceni lahko škodovalo delovanju navedenega sistema. Naročnik bo zainteresiranemu gospodarskemu subjektu v času ogleda projektne dokumentacije po elektronski pošti poslal Excelovo tabelo 1, na podlagi katere bo lahko pripravil ponudbo. Več informacij se nahaja v točki 1.3 razpisne dokumentacije.

Druge dodatne informacije

Naročnik dopolnjuje pogoj št. 2.7.1 iz razpisne dokumentacije, ki se po novem glasi: Ponudnik je v zadnjih 6 letih pred iztekom roka za oddajo ponudb pri enemu referenčnemu naročniku vzpostavil sistem registracije delovnega časa in kontrole dostopa ali pa ga v prej navedenem obdobju vsaj 2 leti neprekinjeno vzdrževal. Prav tako se šteje, da je pogoj št. 2.7.1 izpolnjen, če je ponudnik pri enem referenčnem naročniku v zadnjih 6 letih pred iztekom roka za oddajo ponudb vzpostavil ločen sistem registracije delovnega časa, s ponudnikom sodelujoči gospodarski subjekt pa je vzpostavil ločen sistem kontrole dostopa. Oba sicer ločena sistema sta morala biti integrirana na način, da oba sistema uporabljata isto skupno podatkovno bazo. Pogoj št. 2.7.1 je izpolnjen tudi, če je ponudnik skupaj s sodelujočim gospodarskim subjektom pri enem referenčnem naročniku v zadnjih 6 letih pred iztekom roka za oddajo ponudbe vsaj 2 leti neprekinjeno vzdrževal tak sistem, kot je opredeljen v prejšnji povedi.

Zgoraj navedeni sistem registracije delovnega časa in kontrole dostopa je moral obsegati vsaj 15 registratorjev delovnega časa in vsaj 50 čitalcev za kontrolo dostopa. Sistem registracije delovnega časa in kontrole dostopa lahko vključuje več lokacij, vendar mora sistem registracije delovnega časa in kontrole dostopa na teh lokacijah uporabljati isti referenčni naročnik.

DOKAZILO: Ponudnik dokazuje izpolnjevanje pogoja iz točke 2.7.1 s predložitvijo izpolnjenega in podpisanega obrazca ESPD v delu IV. Pogoji za sodelovanje, C: Tehnična in strokovna sposobnost, drugi odstavek: Za naročila blaga: izvedba dobave blaga določene vrste, kamor gospodarski subjekt vpiše naslednje podatke: - naziv in naslov referenčnega naročnika, - lastnosti sistema registracije delovnega časa in kontrole dostopa pri referenčnem naročniku (vzpostavitev sistema registracije delovnega časa in kontrole dostopa ali vsaj 2-letno neprekinjeno vzdrževanje takšnega sistema, število kosov registratorjev in število kosov čitalcev za kontrolo dostopa), - datum predaje vzpostavljenega sistema registracije delovnega časa in kontrole dostopa (datum naročnikovega podpisa zapisnika o prevzemu sistema registracije delovnega časa in kontrole dostopa) ali datum začetka in konca 2-letnega obdobja neprekinjenega vzdrževanja sistema registracije delovnega časa in kontrole dostopa, - številka pravne podlage (pogodbe ali druge pravne podlage), na podlagi katere je bil vzpostavljen sistem registracije delovnega časa in kontrole dostopa ali 2-letno neprekinjeno vzdrževanje takšnega sistema, - kontaktna oseba referenčnega naročnika, tj. ime in priimek, telefon in e-naslov, ki lahko potrdi resničnost navedenih podatkov.

Ponudnik lahko namesto navedbe v prejšnjem odstavku navedenih podatkov v obrazec ESPD predloži k ponudbi izpolnjeno, podpisano ter po potrebi žigosano izjavo referenčnega naročnika, pri čemer uporabi ustrezno izjavo referenčnega naročnika (obrazec št. 6 ali obrazec št. 6.A). Naročnik bo pred oddajo javnega naročila od ponudnika, kateremu se je odločil oddati javno naročilo, zahteval predložitev izjave referenčnega naročnika, ki potrjuje izpolnjevanje tega pogoja. Naročnik si pridržuje pravico, da preveri resničnost podatkov iz izjave referenčnega naročnika. Naročnik lahko tudi zahteva vpogled v pravne podlage (pogodbe), račune, prevzemne zapisnike in druge dokumente, ki se nanašajo na referenčni posel. Če ponudnik ne bo predložil zahtevanih dokumentov iz tega odstavka, bo naročnik njegovo ponudbo izločil kot nedopustno.

Izpolnjen obrazec ESPD se naloži v IS e-JN v ustrezen razdelek, kot je opredeljeno v točki 2.2 razpisne dokumentacije. Izpolnjeno, podpisano ter po potrebi žigosano izjavo referenčnega naročnika se naloži v IS e-JN v razdelek »Dokumenti«, del »Ostale priloge«.

Naročnik spreminja naslednje roke: rok za ogled projektne dokumentacije in ogled lokacij je po novem 26. 3. 2025 (sprememba roka iz točke 1.3 razpisne dokumentacije), rok za postavljanje vprašanj zainteresiranih ponudnikov je po novem 1. 4. 2025 do 10. ure (sprememba roka iz točke 1.4 razpisne dokumentacije), rok za oddajo ponudb je po novem 23. 4. 2025 do 11. ure (sprememba roka iz točke 1.7 razpisne dokumentacije) in rok za odpiranje ponudb je po novem 23. 4. 2025 ob 13. uri (sprememba roka iz točke 1.8 razpisne dokumentacije).

Naročnik napotuje tudi na odgovore zainteresiranim gospodarskim subjektom, ki jih je v okviru tega javnega naročila objavil na portalu javnih naročil.

Druge dodatne informacije

Naročnik spreminja vsebino drugega odstavka na strani 26 razpisne dokumentacije, ki se po novem glasi:

Minimalne funkcionalne zahteve za sistem registracije delovnega časa, ki se nanašajo na obračun plač, so:
- ponujeni sistem registracije delovnega časa mora biti skladen z IS MFERAC za potrebe obračuna plač, bolniških in drugih odsotnosti, določenih v šifrantu IS MFERAC,
- sistem registracije delovnega časa mora zagotavljati prenos podatkov o opravljenih delovnih urah in drugih oblikah plačil in odsotnosti (redno delo, bolniške, dopusti, prazniki in ostale odsotnosti, določene v šifrantu IS MFERAC) iz sistema registracije delovnega časa v obliki ustrezne datoteke, ki se jo nato uvozi v IS MFERAC z namenom obračunavanja plač zaposlenih,
- zagotovljena mora biti integracija med sistemom registracije delovnega časa in sistemom SPOT (eBOL), s čimer se podatki iz elektronskih bolniških listov (obrazci eBOL) avtomatsko prenašajo (z možnostjo naknadnih ročnih popravkov, ki jih vnesejo naročnikove zaposlene osebe),
- zagotovljen mora biti tudi izračun vrste plačil po različnih vrstah dela (redno delo, bolniške odsotnosti, dopusti, prazniki, število prevozov, malice ipd.),
- sistem registracije delovnega časa mora zagotavljati avtomatiziran izračun potnih stroškov za naročnikove zaposlene osebe (tudi iz več lokacij in na podlagi izjav uslužbencev),
- sistem registracije delovnega časa mora zagotavljati prenos letnih dopustov iz IS MFERAC,
- omogočati mora kontrolo izrabe letnega dopusta, ki ne sme prekoračiti števila dni odobrenega dopusta (število dni letnega dopusta se meri vedno v dnevih).

Naročnik spreminja rok za postavljanje vprašanj, ki bo po novem 11. 4. 2025 do 10. ure, rok za oddajo ponudb, ki bo po novem 6. 5. 2025 ob 11. uri in rok za odpiranje ponudb, ki bo po novem 6. 5. 2025 ob 13. uri.

Naročnik napotuje tudi na odgovore zainteresiranim gospodarskim subjektom, ki jih je v okviru tega javnega naročila objavil na portalu javnih naročil. K temu obvestilu naročnik prilaga tudi dokument »MFERAC.pdf«, ki se nahaja v točki B.2. tega obvestila.