Implementacija elektronskega dokumentnega sistema (DMS) za potrebe Univerze na Primorskem

Univerza na Primorskem Universita del Litorale

Predmet javnega naročila je dobava, implementacija in vzdrževanje elektronskega dokumentnega sistema ter uvedba pripadajočega e-arhiva za UP. Dokumentni sistem bodo uporabljale vse članice UP, to je 9 članic in Rektorat. Dokumentni sistem mora biti zasnovan kot sodobna spletna rešitev namenjena učinkoviti obdelavi dokumentov v funkciji elektronskega poslovanja. Ključne funkcionalnosti dokumentnega sistema se nanašajo na evidentiranje vhodne in izhodne dokumentacije ter njene vsebine, razvrščanje dokumentov v zadeve, na podlagi vnaprej določenih kriterijev, klasificiranje in signiranje dokumentov ter razporejanje zadev v reševanje zaposlenim, določanje postopkov in izdelava delovnih tokov, reševanja zadev, priprava izhodnih dokumentov na podlagi vnaprej pripravljenih predlog, opozarjanje uporabnikov (glede morebitnih napak - odklonov ali nepopolno zaključenih procesov) in obveščanje uporabnikov (glede zadolžitev, ključnih datumov in rokov), spremljanje rokov za rešitev zadev, odprema dokumentov, vodenje evidence upravne statistike, sledenje poteku reševanja zadev, izdelava poročil glede na različne kriterije, izpis popisa zadev (glede na različne metapodatke), nadzor skrbnika nad šifranti klasifikacijskih znakov, postopkov, organizacijske sheme, uporabnikov sistema in njihovih pravic. Naročnik načrtuje najem licenc za osnovno ogrodje dokumentnega sistema z integracijami ter licencami za uporabnike tega sistema v skladu s potrebami UP. Hkrati želi najeti gostovanje storitev v oblaku. Od ponudnika zahteva, da bo nudil implementacijo, vzdrževanje in nadgradnje sistema, kot je specificirano v tem dokumentu. Natančen opis predmeta javnega naročila izhaja iz razpisne dokumentacije.

Rok

Rok za prejem ponudb je bil 2025-02-10. Javno naročilo je bilo objavljeno na 2025-01-10.

Kdo? Kaj? Kje?
Zgodovina javnih naročil
Datum Dokument
2025-01-10 Obvestilo o javnem naročilu
2025-02-04 Obvestilo o javnem naročilu
Obvestilo o javnem naročilu (2025-01-10)
Objekt
Področje uporabe javnega naročila
Naslov: Implementacija elektronskega dokumentnega sistema (DMS) za potrebe Univerze na Primorskem
Referenčna številka: 261-12/2024
Kratek opis:
Predmet javnega naročila je dobava, implementacija in vzdrževanje elektronskega dokumentnega sistema ter uvedba pripadajočega e-arhiva za UP. Dokumentni sistem bodo uporabljale vse članice UP, to je 9 članic in Rektorat. Dokumentni sistem mora biti zasnovan kot sodobna spletna rešitev namenjena učinkoviti obdelavi dokumentov v funkciji elektronskega poslovanja. Ključne funkcionalnosti dokumentnega sistema se nanašajo na evidentiranje vhodne in izhodne dokumentacije ter njene vsebine, razvrščanje dokumentov v zadeve, na podlagi vnaprej določenih kriterijev, klasificiranje in signiranje dokumentov ter razporejanje zadev v reševanje zaposlenim, določanje postopkov in izdelava delovnih tokov, reševanja zadev, priprava izhodnih dokumentov na podlagi vnaprej pripravljenih predlog, opozarjanje uporabnikov (glede morebitnih napak - odklonov ali nepopolno zaključenih procesov) in obveščanje uporabnikov (glede zadolžitev, ključnih datumov in rokov), spremljanje rokov za rešitev zadev, odprema dokumentov, vodenje evidence upravne statistike, sledenje poteku reševanja zadev, izdelava poročil glede na različne kriterije, izpis popisa zadev (glede na različne metapodatke), nadzor skrbnika nad šifranti klasifikacijskih znakov, postopkov, organizacijske sheme, uporabnikov sistema in njihovih pravic. Naročnik načrtuje najem licenc za osnovno ogrodje dokumentnega sistema z integracijami ter licencami za uporabnike tega sistema v skladu s potrebami UP. Hkrati želi najeti gostovanje storitev v oblaku. Od ponudnika zahteva, da bo nudil implementacijo, vzdrževanje in nadgradnje sistema, kot je specificirano v tem dokumentu. Natančen opis predmeta javnega naročila izhaja iz razpisne dokumentacije.
Pokaži več
Vrsta pogodbe: Blago
Izdelki/storitve: Programski paketi in informacijski sistemi 📦
Opis
Notranji identifikator: 260419
To javno naročilo je primerno tudi za mala in srednja podjetja (MSP) ✅
Uporaba meril dostopnosti za invalidne osebe v tehničnih specifikacijah: Pogoji dostopnosti za invalidne osebe niso vključeni, ker predmet javnega naročila ni namenjen temu, da bi ga uporabljale fizične osebe
Država: Slovenija 🇸🇮
Kraj izvedbe: Obalno-kraška 🏙️
Trajanje: 48 mesecev
Merila za podelitev
Cena ✅
Cena (utež): 80.0000
Merilo kakovosti (ime): Usposobljenost strokovnjakov
Merilo kakovosti (utež): 10.0000
Merilo kakovosti (ime): Implementacija elektronskega dokumentnega sistema (DMS) za institucije v visokošolskem prostoru
Merilo kakovosti (utež): 5.0000
Merilo kakovosti (ime): Varovanje osebnih podatkov
Naslov
Identifikacijska številka lota: LOT-0000

Postopek
Vrsta postopka
Odprti postopek ✅
Pravna podlaga: Direktiva 2014/24/EU
Administrativne informacije
Rok za prejem ponudb ali prošenj za sodelovanje: 2025-02-10 09:00:00.0000000 📅
Pogoji za odpiranje ponudb: 2025-02-10 10:00:00.0000000 📅
Pogoji za odpiranje ponudb (kraj): Spletna aplikacija e-JN
Jeziki, v katerih se lahko predložijo ponudbe ali zahtevki za sodelovanje: slovenščina 🗣️
Pogoji za oddajo ponudbe
Potrebno je jamstvo ✅
Datum odprtja: 2025-02-10 10:00:00.0000000 📅
Lokacija: Spletna aplikacija e-JN
Elektronsko izdajanje računov: Obvezno
Uporablja se elektronsko plačilo ✅
Rok za zahtevanje dodatnih informacij: 2025-01-30 09:00:00.0000000 📅
Merila za podelitev
Vrsta uteži: Ponder (točke, točno)

Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije
Pogoji za sodelovanje
Seznam in kratek opis pogojev: Skladno z določenim v razpisni dokumentaciji.
Ekonomski in finančni položaj
Seznam in kratek opis meril za izbor: Skladno z določenim v razpisni dokumentaciji.
Pogoji za sodelovanje
Razlog za izključitev: Izključno nacionalni razlogi za izključitev
Opis razlogov za izključitev: Skladno z določenim v razpisni dokumentaciji.

Naročnik
Ime in naslovi
Ime: Univerza na primorskem universita del litorale
Nacionalna registrska številka: 1810014000
Poštni naslov: Titov trg 4
Poštna številka: 6000
Poštno mesto: Koper - Capodistria
Regija: Obalno-kraška 🏙️
Država: Slovenija 🇸🇮
E-naslov: info@upr.si 📧
Telefon: +386 5 611 76 37 📞
URL: https://www.upr.si/ 🌏
Vrsta naročnika
Oseba javnega prava
Glavna dejavnost
Izobraževanje
Komunikacija
URL dokumentov: https://www.enarocanje.si/api/datoteka/get?id=MzM4ODYwO1JhenBpc25hIGRva3VtZW50YWNpamEuemlw 🌏
URL za sodelovanje: https://ejn.gov.si/ponudba/pages/aktualno/aktualno_jnc_podrobno.xhtml?zadevaId=51162 🌏
Jezik dokumenta o javnem naročilu: slovenščina 🗣️
Elektronska predložitev: Obvezno

Dopolnilne informacije
Dodatne informacije
Javno naročilo sofinancirata Republika Slovenija, Ministrstvo za visoko šolstvo, znanost in inovacije, in Evropska unija – NextGenerationEU. Projekt se izvaja skladno z načrtom v okviru razvojnega področja Digitalna preobrazba, komponente Digitalna preobrazba javnega sektorja in javne uprave (C2 K2), za ukrep investicija J. Digitalizacija izobraževanja, znanosti in športa: podukrep Zagotavljanje IKT infrastrukture za digitalizacijo pedagoških in administrativno-upravnih procesov v podporo visokošolskemu študijskemu procesu: projekt Nakup opreme v podporo digitalizaciji visokošolskega študijskega procesa na javnih zavodih in vzpostavitev informacijske podpore administrativnim procesom na VŠZ.
Pokaži več
Pregled telesa
Ime: Državna revizijska komisija za revizijo postopkov odddaje javnih naročil
Nacionalna registrska številka: 1332716000
Poštni naslov: Slovenska cesta 54
Poštna številka: 1000
Poštno mesto: Ljubljana
Regija: Osrednjeslovenska 🏙️
Država: Slovenija 🇸🇮
E-naslov: dkom@dkom.si 📧
Telefon: +38612342800 📞
URL: https://www.dkom.si/ 🌏
Postopek pregleda
Natančne informacije o rokih za revizijske postopke:
Zakon o pravnem varstvu v postopkih javnega naročanja (Uradni list RS, št. 43/11 s spremembami)
Informacije o elektronskih delovnih tokovih
Sprejeti bodo elektronski računi
Vir: OJS 2025/S 008-020744 (2025-01-10)
Obvestilo o javnem naročilu (2025-02-04)
Objekt
Opis
Notranji identifikator: 265290

Postopek
Administrativne informacije
Rok za prejem ponudb ali prošenj za sodelovanje: 2025-02-18 09:00:00.0000000 📅
Pogoji za odpiranje ponudb: 2025-02-18 10:00:00.0000000 📅
Pogoji za oddajo ponudbe
Datum odprtja: 2025-02-18 10:00:00.0000000 📅
Rok za zahtevanje dodatnih informacij: 2025-02-07 09:00:00.0000000 📅

Naročnik
Komunikacija
URL dokumentov: https://www.enarocanje.si/api/datoteka/get?id=MzQzNzA3O1BvcGlzIG9wcmVtZSBpbiBzdG9yaXRldiBzIHBvbnVkYmVuaW0gcHJlZHJhY3Vub20gLSBwb3ByYXZlay54bHN4LnppcA 🌏
Identifikator prejšnjega obvestila: 6e6a2b51-725b-499a-9080-94ce32936503-01

Spremembe
Druge dodatne informacije
Naročnik s predmetnim popravkom podaljšuje rok za oddajo ponudb. Prav tako se posledično podaljšuje tudi datum javnega odpiranja ponudb, naročnik pa podaljšuje tudi rok za postavitev vprašanj. Poleg podaljšanja rokov pa naročnik v okviru predmetnega popravka objavlja tudi popravek Popisa opreme in storitev s ponudbenim predračunom. Popis opreme in storitev s ponudbenim predračunom se spreminja v zavihku "Predračun", vrstica 26, postavka: nadgradnja sistema po urah in sicer na način, da se namesto ocenjenih 4.000 ur ocenjuje, da bo za izvedbo nadgradnje potrebnih 2.000 ur. Naročnik poziva vse potencialne ponudnike, da pri pripravi ponudbe v celoti upoštevajo popravek Popisa opreme in storitev s ponudbenim predračunom in v ponudbi predložijo izpolnjen popis, ki je objavljen v okviru tega popravka. V kolikor ponudniki navedenega ne bodo upoštevali pri pripravi in oddaji ponudbe, bo naročnik takšne ponudbe kot nedopustne izključil iz nadaljnjega postopka oddaje javnega naročila.
Pokaži več
Glavni razlog za spremembo: Popravek kupca
Informacije o spremembah
Različica prejšnjega obvestila, ki se spreminja: 6e6a2b51-725b-499a-9080-94ce32936503-01
Vir: OJS 2025/S 025-077466 (2025-02-04)
Nova javna naročila v povezanih kategorijah 🆕
Sorodna iskanja 🔍
Regija:
Slovenija Slovenija Zahodna Slovenija Osrednjeslovenska Obalno-kraška