Urejanje, evidentiranje in digitalizacija dokumentarnega in arhivskega gradiva Ministrstva za zunanje zadeve

Ministrstvo za zunanje zadeve

Digitalizacija in uničenje dokumentarnega gradiva in digitalizacija, urejanje ter evidentiranje arhivskega gradiva.

Rok

Rok za prejem ponudb je bil 2016-03-09. Javno naročilo je bilo objavljeno na 2016-01-27.

Dobavitelji

V odločitvah o oddaji naročila ali drugih dokumentih o javnem naročilu so navedeni naslednji dobavitelji:

• Mikrografija d.o.o.

Kdo?

• Ministrstvo za zunanje zadeve

Kaj?

• Storitve skeniranja in izdajanja računov › Storitve skeniranja

Kje?

• Slovenija

Zgodovina javnih naročil

Datum	Dokument
2016-01-27	Obvestilo o javnem naročilu
2016-02-26	Dodatne informacije
2016-06-07	Obvestilo o oddaji naročila

Obvestilo o javnem naročilu (2016-01-27)
Objekt
Področje uporabe javnega naročila
Naslov: Storitve skeniranja
Metapodatki obvestila
Izvirni jezik: slovenščina 🗣️
Vrsta dokumenta: Obvestilo o javnem naročilu
Vrsta naročila: Storitve
Uredba: Evropska unija
Enotni besednjak javnih naročil (CPV)
Koda: Storitve skeniranja 📦

Postopek
Vrsta postopka: Odprti postopek
Vrsta ponudbe: Ponudba za vse sklope
Merila za podelitev
Najnižja cena

Naročnik
Identiteta
Država: Slovenija 🇸🇮
Vrsta naročnika: Ministrstvo ali kateri koli drugi nacionalni ali zvezni organ
Ime naročnika: Ministrstvo za zunanje zadeve
Poštni naslov: Prešernova cesta 25
Poštna številka: 1000
Poštno mesto: Ljubljana
Stik
Internetni naslov: http://www.mzz.gov.si 🌏
E-naslov: gp.mzz@gov.si 📧
Telefon: +386 14782000 📞
Faks: +386 14782341 📠

Sklic
Datumi
Datum pošiljanja: 2016-01-27 📅
Rok za predložitev: 2016-03-09 📅
Datum objave: 2016-01-29 📅
Identifikatorji
Številka obvestila: 2016/S 020-031731
Številka UL-S: 20
Dodatne informacije

Razpisno dokumentacijo je možno dobiti na: http://www.enarocanje.si/Dokumentacija/2016/1/2320-21620370411118637471/Razpisna_dokumentacija_003_16_JN_MZZ.zip Rok za prejem ponudnikovih vprašanj na Portalu javnih naročil: 24. 2. 2016, 12:00.

Objekt
Področje uporabe javnega naročila
Kratek opis:

Digitalizacija in uničenje dokumentarnega gradiva in digitalizacija, urejanje ter evidentiranje arhivskega gradiva.

Referenčna številka: 003/16 JN MZZ

Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije
Pogoji za sodelovanje
Ustreznost za opravljanje poklicne dejavnosti:

1. Ponudnik in vsak njegov zakoniti zastopnik, v kolikor gre za pravno osebo, ni bil pravnomočno obsojen zaradi kaznivih dejanj, ki so opredeljena v prvem odstavku 42. člena ZJN-2.

V primeru skupne ponudbe mora pogoj izpolniti vsak izmed partnerjev.

Dokazilo:

1. Ponudnik s sedežem v Republiki Sloveniji in vsi njegovi zakoniti zastopniki za izpolnjevanje pogoja predložijo potrdilo iz kazenske evidence, ki izkazuje ažurno stanje in ne sme biti starejše od 4 mesecev od roka določenega za oddajo ponudbe.

V kolikor ponudnik in vsi njegovi zakoniti zastopniki ne predložijo potrdila iz kazenske evidence, morajo za izpolnjevanje pogoja:

— podpisati izjavo v obrazcu P-2 „Prijava“

— predložiti izpolnjen in podpisan obrazec P-10 „Pooblastilo za pridobitev potrdila iz kazenske evidence“ za ponudnika in za vsakega zakonitega zastopnika.

Ponudnik, ki nima sedeža v Republiki Sloveniji in vsi njegovi zakoniti zastopniki morajo za izpolnjevanje pogoja predložiti dokazilo, da niso storili dejanj iz prvega odstavka 42. člena ZJN-2. Če država, v kateri ima ponudnik svoj sedež ne izdaja takšnih dokumentov, naročnik lahko namesto pisnega dokazila sprejme zapriseženo izjavo prič ali zapriseženo izjavo ponudnika. Ta izjava mora biti podana pred pravosodnim ali upravnim organom, notarjem ali pristojnim organom poklicnih ali gospodarskih subjektov v državi, v kateri ima ponudnik svoj sedež.

2. Ponudnik na dan, ko se izteče rok za oddajo ponudb ni uvrščen v evidenco ponudnikov z negativnimi referencami iz 77.a člena ZJN-2,. 81.a člena ZJNVETPS oziroma 73. člena ZJNPOV.

2. Ponudnik potrdi izpolnjevanje pogoja s podpisom obrazca P-2 „Prijava“.

3. Ponudnik zagotavlja, da na dan oddaje ponudbe, v skladu s predpisi države, v kateri ima sedež, ali predpisi države naročnika, nima 50 EUR ali več zapadlih, neplačanih obveznosti v zvezi s plačili prispevkov za socialno varnost ali v zvezi s plačili davkov.

V primeru skupne ponudbe mora pogoj izpolniti vsak izmed partnerjev; v primeru da ponudnik nastopa s podizvajalci morajo pogoj izpolniti tudi podizvajalci.

3. Ponudnik potrdi izpolnjevanje pogoja s podpisom obrazca P-2 „Prijava“, podizvajalci pa s podpisom obrazca P-6 „Podatki o podizvajalcih in soglasje za neposredna plačila“.

4. Ponudnik ni uvrščen v evidenco poslovnih subjektov iz 35. člena Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije (ZIntPK, Uradni list RS, št. 69/11 – UPB2) in mu ni na podlagi tega člena prepovedano poslovanje z naročnikom;

4. Ponudnik potrdi izpolnjevanje pogoja s podpisom obrazca P-2 „Prijava“, podizvajalci pa s podpisom obrazca P-6 „Podatki o podizvajalcih in soglasje za neposredna plačila“.

5. Ponudnik zagotavlja, da:

— ni v postopku prisilne poravnave ali zanj ni bil podan predlog za začetek postopka prisilne poravnave in sodišče o tem predlogu še ni odločilo;

— ni v stečajnem postopku ali zanj ni bil podan predlog za začetek postopka stečajnega postopka in sodišče o tem predlogu še ni odločilo;

— ni v postopku prisilnega prenehanja; zanj ni bil podan predlog za začetek postopka prisilnega prenehanja; z njegovimi posli iz drugih razlogov ne upravlja sodišče; ni opustil poslovne dejavnosti oz. ni v katerem koli podobnem položaju;

— ni bil s pravnomočno sodbo v katerikoli državi obsojen za prestopek v zvezi z njegovim poklicnim ravnanjem;

— ni storil velike strokovne napake ali huje kršil poklicna pravila, ki mu jih lahko naročnik na kakršnikoli upravičeni podlagi dokaže;

— pri dajanju informacij, zahtevanih v skladu z določbami 41. do 49. člena ZJN-2, v tem ali predhodnih postopkih, ni namerno podal zavajajoče razlage ali teh informacij ni zagotovil.

(v primeru skupne ponudbe mora pogoj izpolniti vsak izmed partnerjev).

5. Ponudnik potrdi izpolnjevanje pogoja s podpisom obrazca P-2 „Prijava“.

Ekonomski in finančni položaj:

6. Ponudnik je registriran za opravljanje dejavnosti, ki je predmet tega javnega naročila.

Gospodarski subjekt, ki nastopa v ponudbi ima veljavno dovoljenje pristojnega organa za opravljanje dejavnosti, ki je predmet javnega naročila, če je za opravljanje take dejavnosti na podlagi posebnega zakona takšno dovoljenje potrebno, ali morajo biti člani posebne organizacije, da bi lahko v državi, v kateri imajo svoj sedež, opravljali dejavnosti

V primeru skupne ponudbe mora pogoj izpolniti vsak izmed partnerjev.

Dokazilo:

6. Ponudnik potrdi izpolnjevanje pogoja s podpisom obrazca P-2 „Prijava“.

7. Ponudnik v zadnjih 6 mesecih od izdaje dokazila ni imel blokiranih poslovnih računov in nima dospelih neporavnanih obveznosti.

7. Ponudnik potrdi izpolnjevanje pogoja s predložitvijo ustreznega obrazca BON ali drugega ekvivalentnega obrazca (izjava vseh bank), iz katerega je razvidno stanje blokad v zadnjih 6 mesecih. Listine ne smejo biti starejše od 30 dni.

V kolikor organ v državi, v kateri ima ponudnik svoj sedež, ne izdaja takega potrdila, ponudnik predloži potrdilo glavne banke, pri kateri ima odprt račun, iz katerega je razvidno, da v zadnjih 6 mesecih ni imel blokiranega poslovnega računa. Naročnik bo štel, da je tak ponudnik z oddajo ponudbe in podpisom obrazca P-2 „Prijava“ podal lastno izjavo, da v zadnjih 6 mesecih ni imel blokiranih poslovnih računov.

Tehnične in strokovne sposobnosti:

8. Ponudnik mora imeti zadostne kadrovske in tehnične kapacitete, da lahko zagotavlja nemoteno in kakovostno izvajanje storitev.

V primeru skupne ponudbe lahko pogoj izpolnjujejo vsi partnerji skupaj.

Dokazilo:

8. Ponudnik potrdi izpolnjevanje pogoja s podpisom izjave v obrazcu P-2 »Prijava«.

9. Ponudnik mora imeti izkušnje na področju izvajanja predmetne storitve, kar izkazuje z ustreznimi referencami. Ponudnik mora predložiti vsaj tri reference za storitve, ki so predmet javnega naročila in so bile izvedene v zadnjih treh letih, šteto od dneva oddaje ponudbe. Vrednost treh referenc skupaj mora biti najmanj 100 000 EUR (z vključenim DDV).

V primeru partnerske ponudbe morajo pogoj partnerji dokazati skupno).

9. Ponudnik potrdi izpolnjevanje pogoja z izpolnitvijo in podpisom obrazca “P-2 Prijava, 1.3. Reference“, ki ga izpolnjenega priloži svoji ponudbi.

10. Ponudnik mora imeti certifikat ISO/IEC 9001:2008 za področje obvladovanja implementiranja sistemov za elektronsko hrambo ter področje pretvorbe dokumentacije v elektronsko obliko.

V primeru skupne ponudbe mora pogoj izpolniti vsak izmed partnerjev; v primeru, da ponudnik nastopa s podizvajalci, morajo pogoj izpolniti tudi podizvajalci.

Zahteva velja za storitve pod zaporednimi številkami 1, 2, 3 in 4, navedene v obrazcu P-5 Specifikacije in predračun.

10. Ponudnik potrdi izpolnjevane pogoja s predložitvijo

fotokopije veljavnega certifikata kakovosti serije ISO/IEC 9001:2008

ali

fotokopije enakovrednega veljavnega certifikata.

11. Ponudnik mora imeti certifikat ISO/IEC 27001:2005 za področje obvladovanja implementiranja sistemov za elektronsko hrambo ter področje pretvorbe dokumentacije v elektronsko obliko.

11. Ponudnik potrdi izpolnjevanje pogoja s predložitvijo

fotokopije veljavnega certifikata kakovosti serije ISO/IEC 27001:2005 ali ISO/IEC 27001:2013;

12. Ponudnik mora imeti veljavno akreditacijo spremljevalnih storitev pri Arhivu Republike Slovenije

(v primeru skupne ponudbe mora pogoj izpolniti vsak izmed partnerjev; v primeru, da ponudnik nastopa s podizvajalci, morajo pogoj izpolniti tudi podizvajalci).

12. Ponudnik potrdi izpolnjevanje pogoja s predložitvijo

— fotokopije odločbe Arhiva Republike Slovenije.

13. Ponudnik mora zagotoviti, da ima varnostno dovoljenje za organizacijo (Facility Security Clearance – FSC) za dostop do tajnih podatkov stopnje ‘‘Tajno‘‘, v skladu z Zakonom o tajnih podatkih (Uradni list RS št. 50/2006 – ZTP-UPB2, 9/2010 in 60/2011) ter predpisi izdanimi na njegovi podlagi.

V primeru skupne ponudbe, mora pogoj izpolniti vsak izmed partnerjev, v primeru, da ponudnik nastopa s podizvajalci, morajo pogoj izpolniti tudi podizvajalci.

Zahteva velja za storitve pod zaporednimi številkami 3, 4 in 5, navedene v obrazcu P-5 Specifikacije in predračun.

13. Ponudnik potrdi izpolnjevanje pogoja s predložitvijo

— fotokopije dovoljenja (FSC) za dostop do tajnih podatkov stopnje ‘‘Tajno‘‘.

14. Ponudnik mora zagotoviti, da ima vsaj 5 kadrov dovoljenje za dostop do tajnih podatkov (Personal Security Clearance – PSC) stopnje ‘‘Tajno‘‘, v skladu z Zakonom o tajnih podatkih (Uradni list RS št. 50/2006 – ZTP-UPB2, 9/2010 in 60/2011) ter predpisi izdanimi na njegovi podlagi.

V primeru skupne ponudbe mora pogoj izpolniti vsak izmed partnerjev; v primeru, da ponudnik nastopa s podizvajalci, morajo pogoj izpolniti ponudnik in podizvajalci skupaj.

14. Ponudnik potrdi izpolnjevanje pogoja s podpisom obrazca P-2 »Prijava« ter s predložitvijo

— fotokopijo dovoljenja (PSC) za dostop do tajnih podatkov stopnje ‘‘Tajno‘‘ za vsak kader posebej.

15. Ponudnik mora zagotoviti vsaj 2 kadra, z ustreznim specialističnim znanjem, ki omogoča izvedbo integracije z obstoječim informacijskim sistemom naročnika, in sicer imeti morata veljaven certifikat ali veljavno potrdilo EASY ENTERPRISE.x.

V primeru skupne ponudbe, morajo pogoj izpolnjevati ponudnik, partnerji in podizvajalci skupaj.

Zahteva velja za storitve pod zaporedno številko 4, navedene v obrazcu Specifikacije in predračun.

15. Ponudnik potrdi izpolnjevanje pogoja s predložitvijo

— fotokopije veljavnega certifikata ali veljavnega potrdila.

16. Vsi kadri ponudnika, ki bodo opravljali dela predmetnega javnega naročila, bodo varnostno preverjeni s strani naročnika v skladu z 16a. členom Zakona o zunanjih zadevah (Ur.l. RS št. 113/2003-UPB1, 76/2008, 108/2009 in 31/2015).

16. Ponudnik potrdi izpolnjevanje pogoja s podpisom obrazca P-12 »Izjava o varnostnem preverjanju v skladu z določili Zakona o zunanjih zadevah«.

Izvajanje pogodbe
Zahtevani depoziti in jamstva:

Izbran ponudnik bo moral ob podpisu pogodbe oziroma najkasneje v roku 10 (deset) dni od obojestranskega podpisa pogodbe predložiti veljavno finančno zavarovanja (bančno garancijo) za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti v višini 5 000 EUR.

Glavni pogoji financiranja in načini plačila in/ali sklicevanje na ustrezne določbe, ki jih urejajo: 30 dni od dneva prejema pravilno izstavljenega računa z zahtevanimi prilogami.
Pravna oblika, ki jo mora prevzeti skupina gospodarskih subjektov, ki jim bo oddano naročilo:

V primeru, da ponudnik nastopa s partnerji mora predložiti pogodbo o izvedbi predmeta javnega naročila

(partnerska pogodba), v kateri se opredeli poslovodečega partnerja, ki bo od naročnika sprejemal obveznosti, navodila in lahko tudi plačila v imenu in za račun vseh sodelujočih, ter delež in vrsto storitev, ki jih opravlja posamezen partner. Pogodba mora jasno določati, da proti naročniku za celotno obveznost in za vsak njen del odgovarjajo vsi partnerji solidarno in vsak posebej v celoti.

Imena in poklicne kvalifikacije osebja ✅

Postopek
Rok veljavnosti ponudbe: 90 dni
Datum odpiranja ponudb: 2016-03-09 📅
Kraj odpiranja: Ministrstvo za zunanje zadevePrešernova cesta 251000 Ljubljana
Lokacija: Ministrstvo za zunanje zadeve
Prešernova cesta 25
1000 Ljubljana
Informacije o pooblaščenih osebah in postopku odpiranja:

Predstavniki ponudnikov naj s seboj prinesejo veljavna pooblastila za zastopanje na odpiranju.

Jeziki
Jezik: slovenščina 🗣️

Naročnik
Stik
Kontaktna točka: Služba za pravne zadeve in javna naročila

Sklic
Identifikatorji
Referenčna številka, ki jo je dodelil naročnik: 003/16 JN MZZ
Dodatne informacije

Razpisno dokumentacijo je možno dobiti na: http://www.enarocanje.si/Dokumentacija/2016/1/2320-21620370411118637471/Razpisna_dokumentacija_003_16_JN_MZZ.zip

Rok za prejem ponudnikovih vprašanj na Portalu javnih naročil: 24. 2. 2016, 12:00.

Dopolnilne informacije
Pregled telesa
Ime: Ministrstvo za zunanje zadeve
Poštni naslov: Prešernova cesta 25
Poštno mesto: Ljubljana
Poštna številka: 1000
Država: Slovenija 🇸🇮
Služba, pri kateri je mogoče dobiti informacije o postopku pregleda
Enako kot: Pregled telesa
Vir: OJS 2016/S 020-031731 (2016-01-27)

Dodatne informacije (2016-02-26)
Objekt
Metapodatki obvestila
Vrsta dokumenta: Dodatne informacije

Sklic
Datumi
Datum pošiljanja: 2016-02-26 📅
Datum objave: 2016-03-01 📅
Identifikatorji
Številka obvestila: 2016/S 042-069368
Sklicuje se na obvestilo: 2016/S 020-031731
Številka UL-S: 42
Vir: OJS 2016/S 042-069368 (2016-02-26)

Obvestilo o oddaji naročila (2016-06-07)
Objekt
Področje uporabe javnega naročila
Kratek opis:

Digitalizacija in uničenje dokumentarnega gradiva in digitalizacija, urejanje ter evidentiranje ahrivskega gradiva.

Skupna vrednost javnega naročila: 155 172 EUR 💰
Metapodatki obvestila
Vrsta dokumenta: Obvestilo o oddaji naročila
Enotni besednjak javnih naročil (CPV)
Dodatna koda CPV: Storitve skeniranja 📦
Kraj izvedbe
Regija NUTS: Slovenija 🏙️

Postopek
Vrsta ponudbe: Ni primerno

Sklic
Datumi
Datum pošiljanja: 2016-06-07 📅
Datum objave: 2016-06-09 📅
Identifikatorji
Številka obvestila: 2016/S 110-195976
Številka UL-S: 110

Objekt
Področje uporabe javnega naročila
Kratek opis:

Digitalizacija in unicenje dokumentarnega gradiva in digitalizacija, urejanje ter evidentiranje ahrivskega gradiva.

Kraj izvedbe
Glavno mesto ali kraj izvajanja: Ministrstvo za zunanje zadeve, Prešernova cesta 25, SI-1000 Ljubljana.

Oddaja naročila
Datum sklenitve pogodbe: 2016-05-05 📅

Naročnik
Identiteta
Nacionalna registrska številka: 5186722000

Dopolnilne informacije
Pregled telesa
Ime: Državna revizijska komisija
Poštni naslov: Slovenska cesta 54
Služba, pri kateri je mogoče dobiti informacije o postopku pregleda
Država: Slovenija 🇸🇮
Vir: OJS 2016/S 110-195976 (2016-06-07)

Nova javna naročila v povezanih kategorijah 🆕

Poslovne storitve: pravo, trženje, svetovanje, zaposlovanje, tiskanje in varnost (16 nova javna naročila)

Razne storitve za podjetja in druge storitve, povezane s podjetji (1)

Razne storitve za podjetja (1)

Storitve skeniranja in izdajanja računov (1)

Storitve skeniranja (1)