Izbira sistema za upravljanje z elektronskimi dokumenti – eDMS

Opis javnega naročila

Predmet javnega naročila »Izbira sistema za upravljanje z elektronskimi dokumenti - eDMS« obsega:
- najem licenc eDMS BusinessConnect za naročnika (v nadaljevanju: HSE), Dravske elektrarne Maribor d.o.o. (v nadaljevanju: DEM) ter Termoelektrarno Šoštanj d.o.o. (v nadaljevanju: TEŠ);
- implementacijo programske rešitve eDMS BusinessConnect v poslovanje HSE, DEM, TEŠ ter delno Soške elektrarne Nova Gorica d.o.o. (v nadaljevanju: SENG);
- tehnično podporo programske rešitve eDMS BusinessConnect za HSE, DEM, SENG in TEŠ.
Naročnik izvaja to javno naročilo za lastne potrebe in tudi v funkciji obvladujoče družbe odvisnih družb DEM, TEŠ in SENG.

Dodatne informacije:
Komentar k točki V.2.1. Datum sklenitve pogodbe tega obvestila: Naročnik je za predmetno javno naročilo sklenil dve izvedbeni pogodbi in pod točko V.2.1. tega obvestila vpisal datum sklenitve druge/zadnje izvedbene pogodbe.
Komentar k točki VII.1.4 Opis javnega naročila in VII.1.5. Trajanje naročila, okvirnega sporazuma, dinamičnega nabavnega sistema ali koncesije tega obvestila: V skladu z usmeritvijo portala javnih naročil je naročnik vpisal podatke, ki se nanašajo na aneks št. 3.
Komentar k točki VII.1.6 Informacije o vrednosti javnega naročila/sklopa/koncesije tega obvestila: V skladu z usmeritvijo portala javnih naročil je naročnik vpisal vrednost, ki je seštevek vrednosti izvedbenih pogodb, aneksa št. 1, aneksa št. 2 in aneksa št. 3.
Opis iz točke VII.2.2. Razlogi za spremembo, Opis poslovnih ali tehničnih razlogov in težav ali podvojitve stroškov, zaradi katerih ni mogoče spremeniti izvajalca:
Aneks št. 3 obsega integracijo družbe RGP d.o.o. na obstoječe okolje eDMS BusinessConnect (v nadaljevanju: BC) v skupini HSE in najem dodatnih 160 licenc za uporabnike eDMS BC v družbi RGP d.o.o. v obdobju od 1.1.2022 do 31.12.2022.
V skupini HSE se je z izbiro dokumentnega sistema po postopku javnega naročila iz naslova učinkovitega upravljanja, nadzora in obvladovanja poslovnih procesov, povezljivosti med družbami ter optimizacije stroškov vzdrževanja in administriranja uvedlo dokumentni sistem BusinessConnect (BC), ki z integracijami z glavnim ERP sistemom ter z ostalimi zalednimi sistemi tvori celotno informacijsko podporo procesom v družbah skupine.
Izvajalec, ki je bil leta 2016 izbran v okviru izvedenega postopka javnega naročila Avtenta d.o.o. je v okviru še aktivne pogodbe o izvedbi javnega naročila že izvedel implementacijo BC v šest podjetij skupine HSE, je seznanjen z naročnikovimi vsebinskimi kot tudi tehničnimi zahtevami za BC, ki so specifične narave. Ker gre za en dokumentni sistem v uporabi več družb skupine HSE, bi za dodatno potrebne storitve uvedbe BC v poslovanje RGP d.o.o. zamenjava izvajalca, ki ne pozna naročnikovega obstoječega BC, pomenila več časa trajajočo implementacijo, večje tveganje glede celovite in učinkovite izvedbe implementacije zaradi nepoznavanja vseh obstoječih specifik in rešitev, ki so zaradi nemotenega in avtomatiziranega poslovanja naročnika in njegovih družbe trenutno že razvite. Naročniku bi navedeno lahko povzročilo velike nevšečnosti, posledično pa tudi povišane in nesorazmerne stroške.
Za družbo RGP d.o.o. se dodatno najema 160 licenc v okviru obstoječe pogodbe o izvedbi javnega naročila z Avtenta d.o.o., kar bo bistveno olajšalo delo na procesih med družbami skupine HSE. Dodatnih 160 licenc eDMS BC za zaposlene RGP so iz tehničnih razlogov neločljivo povezane z ostalimi licencami, navedenimi v pogodbi.
Gre za kompleksen sistem upravljanja z elektronskimi dokumenti, kjer je pred začetkom uporabe težko predvideti vse okoliščine delovanja, naročnik pa je v primeru potrebe takšno možnost spremembe v dokumentaciji za oddajo javnega naročila že predvidel.
Predmetni aneks se torej sklepa v skladu s 4. členom pogodbe in z 2. točko 1. odstavka 95. člena Zakona o javnem naročanju (ZJN-3) ter v povezavi s 1. točko 1. odstavka 95. člena ZJN-3. Gre za spremembo v skladu s pogodbo, s čemer se splošna narava predmeta javnega naročila ne spreminja.
Zvišanje pogodbene cene, upoštevajoč že sklenjen aneks št. 1 v višini 62.040,00 EUR, aneks št. 2 v višini 43.516,20 EUR in aneks št. 3 v višini 49.680,00 EUR, skupaj ne presegajo 30% vrednosti prvotne pogodbe o izvedbi javnega naročila ter so v okviru prvotnega predmeta o izvedbi javnega naročila.